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高效会议管理
阅读次数:15700
  一、会议管理基础
 → 会议的六大功能——信息发布与搜集、解决问题、开发创意、激励士气、监督工作进展、协调矛盾。
 → 会议的种类——例会、专题会议、全体会议。
 → 会议成本的计算——会议时间成本计算、会议直接成本计算、会议间接成本计算
 → 会议的频率安排——例会频率、专题会议频率、全体会议频率

二、低效会议面面观
 → 会议前
   ——欠缺目标、目标不明确、欠缺议程、与会人选不当(与会者太多或与会者太少)、会议时间不当、开会通知时间不当(太早通知开会或太晚通知开会)、开会通知内容欠周详、会议地点不当、会议场地设备欠佳、与会者无准备而来、未订明会议终止时间或每一议案时间分配不当、会议不能准时开始、会议太多,致使与会者一听说要开会,无不感觉厌烦、向来很少开会,致使每次会议议案堆积过多。 

 → 会议中
   从事交谊活动、外界干扰、与会者发言离题、让没有必要留在会场的人员留在会场、犹豫不决、资料不充足,却贸然决策、少数人垄断会议、与会者不表明真正感受或意见、与会者之间争论、与会者与主持人争论、视听器材发生故障、会议超出预定时间、主持人未能总结会议成果。

 → 会议后
    ——欠缺会议记录、不能对决议事项进行追踪、不能对会议成败得失进行检讨、未及时解散已实现任务的临时性委员会或工作小组、与会者对会议感到不满。
实案分析:《我参加过的“低效会议”》

三、高效会议的八大特征
 → 只有在必要时才召集
    ——尝试取消或减少不必要的会议
 → 好好筹划过
    ——清晰的目标、明确的议题、合适的参与者、得力的主持人(主持人)
 → 拟定和分发了议程表
   ——使与会者事先得到通知并有备而来
 → 遵守时间
    ——会议的提前通知期、会议的起止时间控制。
 → 一切按部就班
    ——按事先的议程控制会议的进程,避免临时性议题成为主角
 → 让最有经验和才能的人出席 
    ——确保参与者能够深入地交流信息和针对性地解决问题
 → 进行点评和总结
    ——通过点评阐明“提倡什么和反对什么”的立场,通过总结提炼有价值的观点和结论
 → 记录所有决定、建议和负责人
    ——会议的沟通和决策职能需要通过正式的会议纪要发挥“法律”效力。

四、会议主持技巧
 → 慎说
    ——不唱独角戏、以与会者接受的方式引导会议进程。
 → 倾听
    ——眼到、心到、脑到。
 → 巧答
    ——选择性回答、通过其他参与者回答、清晰地正面作答。
 → 善势
    ——主流原则、目标原则、亲和原则、凝聚原则。

五、会议中的典型问题及其应对
 → 与会者发难的原因、预防及补救
 → 与会者分心的原因、预防及补救
 → 与会者争议的原因、预防及补救
 → 与会者拒绝参与的原因、预防及补救
 → 与会者情绪变化与的原因、预防及补救
 → 少数人垄断会议的原因、预防及补救
 → 主持人自己离题的原因、预防及补救

案例:根据调研的情况配置经典案例,提取企业内部实际案例。
答疑:对现场的问题进行答疑,对调研问卷的问题进行答疑

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